LISTAS PERSONALIZADAS
SEGURIDAD DE DATOS
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INTRODUCCIÓN:
Este es un recurso muy importante dentro de Excel ya que con tan solo con especificar el primer valor de una lista y arrastrar el controlador de relleno hacia abajo Excel reconocerá automáticamente el primer elemento de la lista y rellenará las celdas restantes con el resto de los valores de cada elemento que integra la lista, tal como en el siguiente ejemplo:
Lo que pocos saben es que Excel nos permite crear también listas personalizadas para ahorrar en el futuro tiempo y trabajo. En nuestra experiencia profesional puede resultar una invaluable opción cuando se trata de elaborar listas de elementos que empleamos en múltiples oportunidades, como por ejemplo listas de empleados, listas de productos, listas de regiones geográficas, etc.
Una vez creadas nuestras listas personalizadas son almacenadas en el registro del equipo, por lo que pueden ser empleadas en otros libros con los que se trabaje. No obstante solo quedan configuradas en el equipo en el que se creen. Por tal motivo en este tutorial no emplearemos un archivo de práctica.
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DESARROLLO:
Listas personalizadas
Para comprender las listas personalizadas, resulta útil ver cómo funcionan y cómo se almacenan en el equipo.(«Crear o eliminar una lista personalizada para ordenar y rellenar datos - Excel», s. f.)
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Comparar las listas integradas y personalizadas
Office Excel proporciona las siguientes listas integradas día de la semana y mes del año.
Puede basar la lista personalizada en un rango de celdas o especificarla en el cuadro de diálogo Listas personalizadas.
Nota: Una lista personalizada sólo puede incluir texto o texto mezclado con números. En el caso de una lista personalizada que sólo contenga números, como 0 a 100, primero tendrá que crear una lista de números con formato de texto.
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Cómo se almacenan las listas personalizadas
Una vez que se ha creado una lista personalizada, ésta se agrega al registro del equipo, con lo que se puede utilizar en otros libros. Si utiliza una lista personalizada cuando ordena datos, también se guarda con el libro, así que se puede usar en otros equipos, incluidos los servidores en los que pueda publicarse el libro en Servicios de Excel y en los que desee depender de la lista personalizada para ordenar.
No obstante, si abre el libro en otro equipo o servidor, no verá la lista personalizada almacenada en el archivo del libro en el cuadro de diálogo Listas personalizadas disponible en Opciones de Excel; sólo la verá en la columna Orden del cuadro de diálogo Ordenar. La lista personalizada almacenada en el archivo del libro tampoco está disponible en el comando Rellenar.
Si lo desea, puede agregar la lista personalizada almacenada en el archivo del libro al registro del otro equipo o servidor para que esté disponible en el cuadro de diálogo Listas personalizadas de Opciones de Excel. En el cuadro de diálogo Ordenar, en la columna Orden, seleccione Listas personalizadas para abrir el cuadro de diálogo Listas personalizadas, seleccione la lista personalizada y, a continuación, haga clic en Agregar.
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Crear una lista personalizada
Existen dos maneras de crear una lista personalizada. Si es corta, puede escribir los valores directamente en el cuadro de diálogo. Si es larga, puede importarla desde un rango de celdas.
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Crear una lista personalizada escribiendo los valores
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Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.
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Haga clic en la categoría Popular y, a continuación, en Opciones principales para trabajar con Excel, haga clic en Modificar listas personalizadas.
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En el cuadro Listas personalizadas, haga clic en NUEVA LISTA y, a continuación, escriba las entradas en el cuadro Entradas de lista, empezando desde la primera.
Presione ENTRAR después de cada entrada.
4. Cuando la lista esté completa, haga clic en Agregar.
Los elementos de la lista que ha seleccionado se agregan al cuadro Listas personalizadas.
5. Haga clic dos veces en Aceptar.
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Crear una lista personalizada a partir de un rango de celdas
1.- En un rango de celdas, escriba los valores por los que desea ordenar o rellenar, en el orden en que desee, de arriba abajo. Por ejemplo:
2.- Seleccione el rango que acaba de escribir. En el ejemplo anterior, seleccionaría las celdas A1:A3.
3.- Haga clic en el botón de Microsoft Office, en Opciones de Excel, en la categoría Popular y, a continuación, en Opciones principales para trabajar con Excel, haga clic en Modificar listas personalizadas.
4.- En el cuadro de diálogo Listas personalizadas, compruebe que la referencia de celda de la lista de elementos que ha seleccionado aparece en el cuadro Importar lista desde las celdas y, a continuación, haga clic en Importar.
Los elementos de la lista que ha seleccionado se agregan al cuadro Listas personalizadas.
5.-Haga clic dos veces en Aceptar.
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Eliminar una lista personalizada
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Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.
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Haga clic en la categoría Popular y, a continuación, en Opciones principales para trabajar con Excel, haga clic en Modificar listas personalizadas.
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En el cuadro Listas personalizadas, seleccione la lista que desea eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar.
Seguridad de datos
Para mantener los datos de tu hoja de cálculo a salvo e impedir que inesperadamente se realicen cambios en las mismas, Excel te permite proteger tanto la hoja como celdas como todo el libro.
Estas herramientas están disponibles en la pestaña Revisar y en el grupo de trabajo denominado Cambios. En donde puedes observar están entre otros los iconos Proteger hoja y Proteger libro.
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Proteger hoja:
Para que los datos que tienes en una determinada hoja del libro de cálculo queden protegidos en su totalidad y así nadie pueda realizar cambios sobre ellos, simplemente pueda consultarlos pero sin realizar modificaciones vas a seguir los pasos siguientes:
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Abre un libro de Excel, realiza alguna anotación de datos en la hoja 1.
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Situado en esta hoja pulsa en la pestaña Revisar, en la zona superior, después dentro del grupo
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Cambios pulsa en Proteger hoja.
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Se abre una ventana nueva, fíjate que están con un clic arriba donde pone: Proteger hoja y contenido de las celdas bloqueadas, así como las dos opciones superiores de la lista, luego haz clic en Aceptar.
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Si pruebas a introducir datos en la hoja veras que te sale un mensaje indicándote que la hoja es solo de lectura y que no puedes modificarla.
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Para desproteger la hoja basta con pulsar en el icono Desproteger hoja.
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Puedes realizar estos mismos pasos introduciendo una contraseña para que solo las personas que la conozcan puedan desproteger la hoja, para ello:
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En la ventana Proteger hoja, en el rectángulo blanco debajo de donde pone Contraseña para desproteger la hoja, indica una contraseña, pulsa Aceptar,
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Vuelve a escribir la contraseña en la ventana nueva y Aceptar.
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Ahora para desproteger la hoja no basta solamente con pulsar el icono, sino que hay que conocer e introducir la contraseña correctamente.
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CONCLUSIÓN:
Las listas personalizadas en Excel son muy útiles ya que nos permiten especificar el primer valor de una lista y con tan solo arrastrar el controlador de relleno hacia abajo se rellenarán el resto de las celdas con los elementos de la lista.
La información que guardamos en nuestros archivos es de mucha importancia y Excel nos permite proteger un libro de varias maneras de modo que solo aquellas personas autorizadas puedan tener acceso a los datos.
Existen diferentes tipos de seguridad que podemos aplicar a nuestros libros de Excel. El primero y más básico de todos es la protección de una hoja.
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WEBGRAFÍA:
Crear o eliminar una lista personalizada para ordenar y rellenar datos - Excel. (s. f.). Recuperado 4 de julio de 2016, a partir de https://support.office.com/es-es/article/Crear-o-eliminar-una-lista-personalizada-para-ordenar-y-rellenar-datos-d1cf624f-2d2b-44fa-814b-ba213ec2fd61
https://www.celdactiva.com/lecciones/listas-personalizadas-curso-basico-de-excel/
