ADMINISTRACIÓN DE LA HOJA
EDICIÓN DE CELDAS
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INTRODUCCIÓN:
Puede decirse sin temor a exagerar que todas las empresas utilizan las hojas de cálculo como herramienta para la integración, consolidación y presentación de informes que involucran actividades recurrentes y grandes volúmenes de operaciones. Por su versatilidad, facilidad de manejo y de almacenamiento, esta es una de las herramientas preferidas no solo para la preparación de informes, sino también para el control de actividades de los empleados.
En hojas de cálculo se pueden registrar las ventas que cada uno de los vendedores realiza día a día. Con esta información, los supervisores pueden consolidar el desempeño de los empleados a su cargo y reportar a sus superiores las cifras globales. Al mismo tiempo, las hojas de cálculo pueden importar elementos desde otras bases de datos, y calcular así promedios de ventas, de recaudos, de madurez de la cartera y liquidar comisiones e incentivos por desempeño.
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DESARROLLO:
En primer lugar, las hojas de cálculo no cuentan con sistemas confiables de seguridad de la información. Resulta prácticamente imposible proteger los datos de una hoja de cálculo, lo que en la práctica significa que no existe garantía que lo que una persona registra en ellas sea en realidad lo que se consolida como información para las directivas de la empresa. La denominada Información de última milla, aquella que presenta cifras gruesas resultado de cruzar y sumar información proveniente de diversas fuentes y bases de datos, puede ser manipulada con sencillos esquemas y algoritmos, resultando en una distorsión total de la realidad que se quería presentar.
A manera de ejemplo, citamos el caso de un supervisor de ventas de una conocida empresa, quien se evitaba la molestia de tener que explicar a sus superiores las cifras negativas de sus informes de desempeño recurriendo al simple truco de presentar estas cifras en color de fuente BLANCO, el cual, contra el fondo blanco de la hoja de cálculo, resultaba simplemente imposible de ver. También con una función de Excel, convertía en cero o en blanco todas las cifras inconvenientes de mostrar.
Estos son solo dos de las muchas maneras de manipular la información, en detrimento de la necesaria claridad que se requiere para la toma de decisiones administrativas o fiscales y otorgamiento de bonificaciones.
No confíe ciegamente en los sistemas de manejo de grandes volúmenes de información. Usualmente, ellos no están diseñados para proteger sus bienes, sino tan solo para facilitar la recopilación y el análisis. Asesórese bien y evalúe los riesgos asociados a su uso.
Administración de hojas de Excel
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Como insertar y eliminar hojas de cálculo.
Para realizar esto, nos dirigimos a: INSERTAR/HOJA. Allí tendremos algunas opciones como:
1. Posición:
- Delante de la actual.
- Detrás de la actual.
2. Hoja:
- Crear nueva.
- Número de hojas. Puede ser cualquiera.
- Nombre. Puede ser cualquiera.
Para eliminar una hoja de cálculo, tendremos que dirigirnos a la hoja que deseamos eliminar.
Luego, presionamos CLIC DERECHO/ELIMINAR HOJA, y nos preguntará si de verdad deseamos eliminar la hoja y presionamos que sí.
Para variar el orden de las hojas, nos dirigimos a la hoja que queremos variar su orden, presionamos CLIC DERECHO/MOVER - COPIAR HOJA DE CÁLCULO, y nos dará dos opciones:
1. Al documento:
- colocamos el documento al cual queremos dirigirla.
2. Insertar delante de:
- colocamos la hoja correspondiente.
Para cambiar el nombre a la hoja, nos dirigimos a la hoja que deseamos cambiarle el nombre y una vez que nos situamos allí, presionamos CLIC DERECHO/CAMBIAR NOMBRE A LA HOJA, y allí, pondremos el nombre deseado.
EDICIÓN DE CELDAS
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Editar el contenido de una celda
Es posible que después de haber ingresado todos tus datos a una hoja de Excel te des cuenta de que existen algunos errores en las celdas por lo que será necesario realizar alguna modificación y edición de su contenido.
Para editar las celdas podemos utilizar varios métodos.
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Reemplazo total del contenido
Este método sugiere reemplazar todo el texto de una celda por uno nuevo. Para realizar es suficiente con posicionarse sobre la celda que será editara e introducir el nuevo texto lo cual reemplazará por completo el contenido anterior.
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Modo de edición de una celda
Si solamente necesitas modificar alguna letra o símbolo del texto de una celda y no deseas hacer un reemplazo total, entonces puedes entrar al modo de edición haciendo doble clic sobre la celda a modificar. De inmediato se mostrará un cursor intermitente que te permitirá editar el contenido de la celda sin necesidad de eliminarlo todo.
Otra manera de entrar al modo de edición de una celda es seleccionándola y pulsando la tecla F2.
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Editar una celda desde la barra de fórmulas
Una tercera opción para editar el contenido de una celda es a través de la barra de fórmulas. Solo necesitas seleccionar la celda a modificar y hacer las correcciones directamente en la barra de fórmulas.
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CONCLUSIONES:
Con frecuencia puedes tener que rectificar errores de mecanografía o modificar los datos introducidos en las celdas. La edición de datos implica el borrado, la inserción o la sustitución de caracteres.
Para cancelar una introducción de datos si previamente no se ha confirmado la introducción del dato, pulsarás la tecla <Esc> ó harás clic en el botón Cancelar de la barra de fórmulas.
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WEBGRAFÍA:
https://exceltotal.com/editar-el-contenido-de-una-celda/
http://informaticaentercero.blogspot.com/2010/10/administracion-de-hojas-de-calculo.html
